作者: 趙軍
“檔案”是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。我國檔案管理歷史悠久，商稱冊，周作中，秦漢呼典籍，漢魏后謂文書，清代用檔案，現(xiàn)統(tǒng)一稱作檔案。惟有銘記歷史，才能展望未來。因此，國家對檔案管理工作越來越重視，而基層事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。
一、基層事業(yè)單位檔案管理的重要內涵
管理人員和對象是基層事業(yè)單位檔案管理中兩項主要的內容，因此談基層事業(yè)單位的檔案管理主要是從這兩方面著手。改善檔案管理工作對強化基層事業(yè)單位的職能作用具有積極意義。
首先，從基層事業(yè)單位檔案人員管理方面來看，必須要時刻關注檔案管理的發(fā)展趨勢。現(xiàn)如今科技日新月異，這些智能化、信息化的技術對檔案管理帶來了進步和發(fā)展，但也提出了新的挑戰(zhàn)，因此管理人員要不斷學習新的政策，了解新的檔案管理技術，努力提升自身的業(yè)務能力，結合單位實際情況來應對新形勢下管理工作的要求。其次，管理對象作為檔案管理的重要內容之一，涉及的范圍包含各個方面，要從人事、文書、科技項目等各個角度入手，分情況、分類別制定相關的工作辦法，作為檔案管理進步的出發(fā)點。
二、基層事業(yè)單位檔案管理存在的問題
（一）檔案管理業(yè)務基礎能力不足
目前在基層事業(yè)單位還存在一些忽視檔案管理重要性的問題，這也在一定程度上阻礙了檔案管理水平的提高。在實際工作中沒有按照嚴格的標準和要求開展檔案管理工作，也極大地給管理效率造成了不良的后果。尤其是檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，大部分檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，在單位也是兼任檔案管理工作，沒有系統(tǒng)學習過相關的業(yè)務。這嚴重影響了管理的標準化發(fā)展，無法有效地實現(xiàn)檔案信息的真正價值，給基層事業(yè)單位的長足發(fā)展帶來困難。
（二）檔案管理信息化手段不足
就目前我國基層事業(yè)單位檔案管理工作情況來分析，大多數(shù)檔案管理在工作期間都是應用傳統(tǒng)手工管理的方式來進行管理工作。例如，以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等等，這不僅在編制階段占用了大量的工作時間，整個檢索過程也是十分的繁雜。在手工檔案查詢的模式下，信息獲得以及傳遞速度十分的緩慢。在信息技術時代背景之下，信息技術管理必須成為檔案管理的重要手段，否則無法有效保障檔案管理工作效率，也不利于這一項工作質量的提升。
（三）檔案管理資金、設備嚴重不足
科學技術不斷進步，在檔案管理中也已經發(fā)展出許多新的設備技術手段，可以有效、快速對文檔進行整理、歸類、檢索。但是這些設備的費用、資金現(xiàn)在都是十分嚴重的缺口，如設備方面需要的管理設備平臺、軟件、掃描機等，如資金方面的聘請專業(yè)人才定期維護、快速檢索等。這些都嚴重制約了基層事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展，跟不上時代的潮流，只能用老式的紙質管理方式做低效、基本的檔案管理。
三、基層事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施
（一）“快”——快速收納
隨著世界日益聯(lián)系密切，各類信息爆發(fā)式增長，檔案管理工作也面臨著極大的挑戰(zhàn)，工作量劇增。在這樣的形勢下，檔案管理工作必須突出一個“快”字，否則，大量文檔積壓，時間一長，會給歸檔造成極大的問題。首先，要快速判斷文檔是否有歸檔的必要，減少不必要的工作量。其次，要加快工作速度，將需要歸檔的文件迅速收納。最后，收錄好的文檔要做好有規(guī)律的記錄，方便快速調取。
（二）“準”——準確歸類
檔案分類就是依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應的體系。只有形成一定的體系，才能方便歸類，后續(xù)查找也事半功倍。因此，文檔的管理，“快”只是一個速度要求，“準”才是重中之重，只有準確歸類，文檔才有了它的存放、參閱價值?；鶎邮聵I(yè)單位的歸檔自有它的特點，這要根據(jù)單位自身特點做特殊調整，形成慣例，持之以恒。
（三）“細”——細致周全
檔案管理還應當突出一個“細”字，在管理過程中必須要統(tǒng)一標準，從“細節(jié)上”確保文件完整規(guī)范。對基層事業(yè)單位歷史沿革文件進行分類整理，按部室歸檔、按類別歸類、按時間歸序，對紙質材料進行查缺補漏，將遺漏文件進行收集、整理，重新歸檔。按時間先后順序裝訂成冊，確保文件整齊、準確，為信息錄入系統(tǒng)打下堅實基礎。
（四）“存”——存放安全
檔案館(室)對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作，同樣是檔案管理中的一項重要內容?；救蝿蘸鸵笫蔷S護檔案的完整與安全，便于調用。計算機時代的迅猛發(fā)展，電子檔案已經成為檔案保管常態(tài)，因此，要做好紙質檔和電子檔的雙重存放。此外，基層事業(yè)單位必須根據(jù)保存年限，嚴格按照保存要求執(zhí)行，尤其要注意消防、防潮、防蟲等。對于到達保存年限需銷毀的文件也必須按照規(guī)定辦法予以銷毀。
基層事業(yè)單位的檔案管理工作對于單位的發(fā)展與建設而言意義非常，這是一個單位的歷史痕跡，是它存在價值的證明。必須加強檔案管理建設工作，科學保護、有效利用這些檔案資料，不斷在實踐中學習和進步，發(fā)現(xiàn)基層事業(yè)單位管理中存在的問題和不足之處，改進傳統(tǒng)單位檔案管理的模式和形式，完善傳統(tǒng)檔案管理與新技術之間不相適應的部分，為基層事業(yè)單位長遠的發(fā)展提供重要支撐。(作者單位:湖南省邵東市委黨校)
